Bedrijfsvoering

In juni 2020 is het Informatie Beleidsplan (afgekort IBP) opgesteld en goedgekeurd voor de periode 2021 - 2024. Vanuit dit plan zijn ook in 2022 projecten uitgevoerd. Naast de projecten uit het IBP is ook gestart met het verder professionaliseren van het team informatie.

Vanuit het IBP is o.a. ingezet op projecten gericht op het voorbereiden van de invoer van de Omgevingswet en de Wet Open Overheid (WOO). Hoewel de invoer van de Omgevingswet weer verder is uitgesteld tot 1 januari 2024, is er gewerkt aan het voorbereiden van de nieuwe software die hiervoor nodig en de voorbereiding op de aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Voor de WOO is een impactanalyse uitgevoerd, op basis waarvan o.a. software voor anonimiseren van documenten kan worden aangeschaft.

Om te zorgen voor een goed digitaal beschikbaar en doorzoekbaar archief is in 2022 ingezet op het opnieuw uitvoeren van de digitalisering van de bouwdossiers en zijn projecten voorbereid voor de digitalisering van de milieudossiers. Ook is ingezet op de invoer van de i-Navigator voor het verder stroomlijnen van het zaakgericht werken.

Veel aandacht is ook uitgegaan naar de afronding van het project Plaats en Tijdonafhankelijk werken (PTWO). In 2022 zijn de voorbereidingen gestart voor de uitvoering van de laatste fase van dit project. Deze 5e fase richt zich onder meer op de volledige overgang naar de moderne werkplek, het uitfaseren van Citrix en de inrichting van de hiervoor benodigde infrastructuur.

Inkoop en aanbestedingen

Rapportage
Om het inkoopproces binnen de gemeente beter te kunnen monitoren wordt een aantal onderdelen inzichtelijker gemaakt. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de volgende onderdelen:

• Integriteit en transparantie;
• Duurzaamheid;
• Social return on Investment (SROI);
• En de kansen voor het lokale bedrijfsleven bij het meedingen naar gemeentelijke opdrachten.

In de afgelopen periode is het financieel systeem uitgebreid zodat leveranciers gekoppeld kunnen worden aan verschillende soorten van inkoop zodat er nog beter gestuurd kan worden op rechtmatigheid.

Aanbestedingen
In 2022 zijn er diverse aanbestedingstrajecten doorlopen. De aanleg van de rotonde en reconstructie van de Urkerweg is hier een voorbeeld van, maar ook zijn er inkooptrajecten afgerond in het kader van de Wet Inburgering en voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Ook is de biedprocedure gestart voor de projectmatige woningbouw in de Zeeheldenwijk.

Samenwerking
Er is op gebied van inkoop samenwerking gezocht met de gemeenten Dronten en Noordoostpolder (de zogenaamde DUN-gemeenten). Naast gezamenlijke aanbestedingen zijn ook thema’s als circulair inkopen, SROI en het werken met groslijsten bij meervoudig onderhandse aanbestedingen binnen deze samenwerking naar voren gekomen.

Circulair inkopen
De gemeente heeft samen met de andere gemeenten binnen de provincie een intentieverklaring ondertekend op gebied van circulair inkopen. In het 1e kwartaal van 2022 is voor de tweede keer een meting uitgevoerd voor het circulaire inkopen. Het doel van deze meting is om inzicht te krijgen in producten die circulair zijn ingekocht en inzichtelijk te maken wat in de toekomst circulair ingekocht kan worden. Binnen de DUN-samenwerking willen we toewerken naar een eenduidige werkwijze voor deze meting.

Medewerkers

Trainees
Ook in het jaar 2022 is geïnvesteerd in het aantrekken van jonge talentvolle medewerkers op openstaande vacatures. Daar is voor gekozen omdat het nog steeds moeilijk is taak volwassen nieuwe collega's aan te trekken. Deze medewerkers krijgen een arbeidsovereenkomst in dienst van de gemeente Urk en worden begeleid om optimaal te kunnen functioneren in hun functie. Deze begeleiding bestaat uit de inzet van een mentor, intervisie en een externe coach.

Samenwerking HR-administratie DUN
De samenwerking met de gemeenten Dronten, Urk en Noordoostpolder op het gebied van de personeel- en salarisadministratie is vanaf 1 januari 2022 formeel van kracht. Voor Urk betekent dit een flinke kwaliteitsimpuls, waarbij de kwetsbaarheid wordt opgelost. Voor de coördinatie van de werkzaamheden tussen de drie deelnemende gemeenten is een coördinator aangetrokken.

Werving en selectie
In 2022 is er opnieuw veel tijd gestoken in het werven en selecteren van nieuwe medewerkers. Alle mogelijke middelen worden ingezet om toch de formatie op het vereiste niveau te brengen en te houden. Denk daarbij aan het inzetten van trainees, inzet van werving- en selectiebureaus, inzet van social media en vakgerichte websites, filmpjes en foto's op onze website, inzet van de marktplaats als het toch niet lukt vacatures zelf in te vullen, enzovoorts.

Arbeidsomstandigheden

De op grond van de Arbowet verplichte uitwerking van de Risico Inventarisatie en Evaluaties (RI&E's) zijn afgerond. Deze RI&E's worden de komende jaren regelmatig herijkt.

Ziekteverzuim
In 2022 is het ziekteverzuimcijfer gestabiliseerd. Naast de naweeën van de corona pandemie was ook de griepgolf een belangrijke oorzaak van dit ziekteverzuimcijfer.

Doorontwikkeling organisatie
In 2022 is het programma doorontwikkeling verder uitgewerkt. Inmiddels is dit programma zelf afgerond. Een aantal onderdelen hiervan krijgt de komende periode structurele invulling.

Regeling Generatiepact
Het college heeft in 2022 besloten deze regeling met nog 3 jaar te verlengen (periode 2023-2025). De reden hiervoor was dat daarvoor nog voldoende geoormerkte financiële middelen beschikbaar zijn. De evaluatie heeft laten zien dat hierdoor medewerkers langer vitaal hun AOW-gerechtigde leeftijd kunnen behalen. De uitdaging is wel om de vrijvallende formatie adequaat in te vullen.

Overzicht salarissen, toeslagen en vergoedingen