Inleiding
In de omgeving van de gemeente Urk spelen talloze ontwikkelingen die enerzijds kansen bieden om zaken anders te organiseren (o.a. participatie, ketensamenwerking) en anderzijds een verplichting vormen (o.a. Omgevingswet, Wet open overheid, Wet Inburgering). Ook ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, energievoorziening en technologische ontwikkelingen zoals o.a. internet of things, apps en big-data beïnvloeden de dienstverlening en werkwijze van de gemeente. De lat binnen de informatiesamenleving ligt hoog. Burgers en bedrijven stellen hoge eisen aan dienstverlening.
Deze veranderende omgeving haakt in op de organisatie, processen, dienstverlening, houding en gedrag en op de informatievoorziening. De rollen binnen de gemeentelijke organisatie veranderen daarbij continue om de leefomgeving en haar inwoners optimaal te kunnen bedienen. Informatievoorziening draagt bij aan het behalen van de strategische doelen van de organisatie.
Algemeen
In juni 2020 is het nieuwe informatiebeleidsplan 2020-2024 vastgesteld. In dit informatiebeleidsplan is rekening gehouden met de suggesties en aanbevelingen die de rekenkamercommissie heeft laten optekenen in een rapport waarbij de ICT-functie binnen de gemeente Urk werd onderzocht.
Het informatiebeleidsplan geeft richting aan de ontwikkeling van de informatievoorziening. Via vaarroutes (ontwikkelsporen) en thema’s is deze richting bepaald. Daarbij zijn er ook kaders meegegeven waarbinnen deze ontwikkeling moet plaatsvinden, ten aanzien van ICT-Infrastructuur, Informatiearchitectuur en de Governance.
Voortgang Uitvoeringsplan IBP
Vaarroute A – Organisatieontwikkeling
De gemeente Urk is een groeigemeente en de gemeentelijke organisatie groeit hierin mee. Ook onze omgeving verandert en onze inwoners hebben andere (hogere) verwachtingen over de dienstverlening vanuit de gemeente. Professionalisering van de organisatie van de informatievoorziening, het vergroten van de wendbaarheid van de organisatie en het vergroten van het ICT-bewustzijn is dan ook noodzakelijk. Daarnaast is het van belang om aan te haken op het landelijke samenwerkingsinitiatief Samen Organiseren. Doel van dit programma is om als gemeenten samen te werken aan één krachtige lokale overheid, vanuit de gedachte “één keer ontwikkelen, 355 keer toepassen”. De gemeente Urk sluit zich aan bij deze ontwikkeling, vanuit het principe “pas toe, of leg uit”.
Vaarroute B – Datagestuurd werken
Doordat de samenleving (en de organisatie) steeds meer digitaal wordt neemt de hoeveelheid beschikbare data exponentieel toe. Data wordt daarmee in toenemende mate een middel wat we kunnen gebruiken om ons werk te doen. Tegelijkertijd is het ook steeds meer een bron van verantwoording naar de samenleving met een open en vrij beschikbaar karakter. Voorbeelden zijn de Wet open overheid en de Wet hergebruik overheidsinformatie die worden ingevoerd. Data kan, mits goed vastgelegd en ontsloten, belangrijke informatie geven voor het nemen van besluiten op verschillende niveaus. Tot slot biedt het mogelijkheden om de kwaliteit van gemeentelijke dienstverlening te verbeteren en maatschappelijke opgaven effectiever aan te pakken.
De gemeente Urk wil de komende jaren geleidelijk groeien naar een datavolwassen organisatie. Het begint ermee dat we de basis op orde moeten brengen. Om datagestuurd te werken moeten we de kwaliteit van de data kunnen vertrouwen. De komende jaren zal dit nog onze aandacht vergen. Gelijk opgaand hiermee willen we beginnen met concrete, merkbare toepassingen van data. Door kleine stappen te zetten en te experimenteren leren we ook waar de behoeften liggen en wat we nodig hebben om daar invulling aan te geven. Daar hoort bij dat we moeten investeren in tijd en het opdoen van kennis. Het gaat daarbij niet alleen om interne databronnen, maar we kunnen ook gebruik maken van externe databronnen. Dat vraagt ook om overzicht en inzicht in de hoeveelheid data die beschikbaar is en de wijze waarop deze kan worden ontsloten.
Vaarroute C – Dienstverlening dichtbij
De vraag van onze inwoners en het bedrijfsleven verandert en de digitalisering neemt toe. En daarmee ook de complexiteit en afhankelijkheid van informatie en ICT. Zowel op lokaal, regionaal als landelijk niveau zijn er veel ontwikkelingen die invloed hebben op onze ICT-infrastructuur, werkwijzen, samenwerking en dienstverlening. Ook wet- en regelgeving over informatieveiligheid, privacy en de Omgevingswet stellen hogere eisen. Onze gemeentelijke organisatie staat niet meer op zichzelf. We maken deel uit van een complex netwerk van samenwerkingsverbanden, ketenpartners, informatievoorzieningen en gegevensuitwisseling. Inwoners en bedrijven moeten hun zaken met de overheid veilig en makkelijk online kunnen doen. Dichtbij zijn helpt om het persoonlijk te maken. Natuurlijk kunnen inwoners en ondernemers op afspraak naar het gemeentehuis komen. Maar de gemeente maakt het ook dichterbij mogelijk. De gemeente is daar waar de doelgroep is. In de buurt, aan tafel, bij het project. De gemeente is daar waar het gesprek plaatsvindt, in verzorgingstehuizen, in de bibliotheek, in de sportkantine of op scholen. Waar nodig komt de gemeente thuis aan de keukentafel, iets wat ook online gebeurd. Online biedt de oplossing om zonder afstand met elkaar en met de gemeente in contact te komen.
Voortgang beleidsuitvoeringen
4e kwrt | 2022 | 3e kwrt | 2022 | |||||||
Thema | Beleidsuitvoering | Looptijd | Fase | Real. | Proc. vrlp. | Fase | Real. | Proc. vrlp. | ||
Interne samenwerking versterken | Optimalisatie organisatie informatievoorziening | 2020-2021 | Realisatie | 100% | 1 | Realisatie | 75% | 1 | ||
Professionalisering Planning & Control | 2020-2021 | Realisatie | 75% | 4 | Realisatie | 75% | 4 | |||
Externe samenwerking | Generieke Digitale Infrastructuur (GDI) | 2021-2024 | Definitie | 100% | 1 | Definitie | 0% | 1 | ||
Plaats- en tijd onafhankelijk werken | Uitvoeringsplan Plaats- en tijd onafhankelijk werken | 2020-2023 | Realisatie | 75% | 4 | Realisatie | 50% | 4 | ||
Basis op orde | Uitvoeringsplan AVG | 2020-2021 | Realisatie | 75% | 1 | Realisatie | 75% | 1 | ||
Uitvoeringsplan “archief op orde” | 2020-2022 | Realisatie | 50% | 4 | Realisatie | 50% | 4 | |||
Door vertrek en ziekte van medewerkers is dit project in de vertraging gekomen. | ||||||||||
Herzien informatiebeveiligingsbeleid en uitvoeringsplan | 2020-2021 | Realisatie | 75% | 1 | Realisatie | 75% | 1 | |||
Basisregistratie ondergrond | 2020-2022 | Realisatie | 75% | 4 | Realisatie | 50% | 4 | |||
In 2022 is toegang tot de basisregistratie ondergrond afgerond. | ||||||||||
Data als sturingselement | Basis data-gestuurd werken invoeringsplan | 2021 | Ontwerp | 0% | 6 | Ontwerp | 0% | 6 | ||
Open data, delen | Onderzoek impact Wet Open Overheid | 2021 | Definitie | 25% | 4 | Definitie | 25% | 4 | ||
De wet is per 1 mei 2022 in werking getreden en wordt gefaseerd ingevoerd. Er een voorzichtige start gemaakt met initiatieffase van dit deelproject en de impactanalyse is opgesteld en afgerond. Hierna zal de projectgroep de verdere uitrol verzorgen. | ||||||||||
Onderzoek impact Wet Hergebruik overheidsinformatie | 2021 | Definitie | 0% | 4 | Definitie | 0% | 4 | |||
Digitaal, sociaal | Wet digitale overheid | 2021-2024 | Definitie | 0% | 4 | Definitie | 0% | 4 | ||
Meldingen Openbare Ruimte | 2020-2021 | Realisatie | 100% | 1 | Realisatie | 50% | 1 | |||
Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer / webportaal | 2020-2022 | Voorbereiding | 50% | 2 | Voorbereiding | 25% | 2 | |||
Zaakgericht werken fase 2 – digitale communicatie burgers | 2021 | Afsluiting | 100% | 1 | Afsluiting | 100% | 1 | |||
Dit project is samengegaan met het project Implementatie Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer. | ||||||||||
Monitoring en integraal klantbeeld | Zaakgericht werken fase 2 – koppeling VTH-processen | 2020 | Realisatie | 75% | 1 | Realisatie | 75% | 1 | ||
Zaakgericht werken fase 2 – koppeling werk en inkomen processen | 2021 | Definitie | 0% | 4 | Definitie | 0% | 4 | |||
Vanwege noodzakelijke prioriteitsstelling binnen team Informatie is de opstart van dit project verder verplaatst naar 2023. Afronding van de digitalisering is door de omvang van het bestand nog niet in zicht. | ||||||||||
Omgevingswet | Aansluiting digitaal stelsel omgevingswet | 2020-2024 | Realisatie | 50% | 2 | Realisatie | 25% | 2 | ||
Overige projecten | Migratie naar nieuwe generatie IP-adressen | 2021-2022 | Realisatie | 25% | 4 | Realisatie | 25% | 4 | ||
IPv6 is een toekomst vast protocol voor internetadressen. Om de dienstverlening blijvend te kunnen garanderen, is het belangrijk dat alle overheden overstappen op IPv6 voor zowel websites als e-mail. | ||||||||||
Govroam | 2020 | Realisatie | 25% | 4 | Realisatie | 25% | 4 | |||
ICT-kosten
De jaarlijkse ICT-kosten voor de Nederlandse gemeenten zijn de afgelopen jaren fors toegenomen. In het jaar 2019 werd er nog gemiddeld € 86 aan ICT-kosten per inwoner uitgegeven. In 2021 was dit € 96, volgens het benchmark onderzoek 2022.
De uitgaven aan ICT bij de gemeente Urk liggen tot en met 2019 in lijn met het landelijke gemiddelde. In 2021 besteedde gemeente Urk € 105 aan ICT-kosten per inwoner en zit daarmee dus boven het gemiddelde van €96. De gemeente Urk heeft hogere softwarekosten, met name voor het primaire proces. De oorzaak hiervan zit allereerst in de dubbelingen in softwarekosten veroorzaakt door de transitie waarin de gemeente zich bevind voor zowel bepaalde applicaties als voor de doorontwikkeling van plaats en tijd onafhankelijk werken. Daarnaast heeft Urk net als alle kleine gemeenten een schaalnadeel, waardoor kosten relatief hoog zijn. Aan de andere kant liggen de personeelskosten op ICT gebied voor de gemeente Urk ruim onder het landelijk gemiddelde.